Стеллажи маркируются наклейками или специальными табличками с отметкой о допускаемых нагрузках на балки / полки и паллеты и высота для хранения. Также на табличках указывается информация о правилах использования стеллажей, о требующихся мерах безопасности, дата выпуска.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели.

В организации должны быть: — паспорт на стеллаж. — инструкция по эксплуатации стеллажа. — сертификат или декларация соответствия.

Стеллажи надежно закрепляются. Каждый стеллаж должен иметь инвентарный номер и надписи о предельно допустимой нагрузке на каждой полке. Полки стеллажей должны иметь бортики.